L’interactivité en réunion

Qu’est-ce que l’interactivité en réunion ? Quelles réunions peuvent être interactives ? Quels en sont les objectifs ? Comment maîtriser et optimiser l’interactivité en réunion ? Autant de questions complexes auxquelles nous allons répondre en deux temps, dans le présent article et dans le suivant : Comment bien animer une réunion interactive.

Une définition pour commencer :

L’interactivité est une activité nécessitant la coopération de plusieurs êtres ou systèmes, naturels ou artificiels, qui agissent en ajustant leur comportement. Elle est souvent associée aux technologies permettant des échanges homme-machine. (Wikipédia)

Que l’on emploie les termes de coopération, de collaboration, ou de rétroaction, l’interactivité en réunion repose donc en pratique sur des échanges constructifs visant à produire un contenu, atteindre un objectif ou tout simplement faire évoluer des comportements. Bien souvent elle acquiert de ce fait une véritable dimension pédagogique.

Quels types de réunions peuvent être interactives ?

N’importe quelle réunion peut aujourd’hui être conduite en mode interactif, quels que soient son format et ses objectifs. Mais pour cela, il faut pouvoir associer 3 éléments indispensables :

• une volonté (celle de l’organisateur qui prépare et conduit sa réunion en ce sens)
• un accord (celui des participants qui acceptent de jouer le jeu)
• des outils (qui permettent de travailler sur les informations données/recueillies)

On distingue habituellement 6 types de réunions :

1. la discussion ou réunion collaborative, qui consiste à partager/échanger à propos d’un savoir.
2. la réunion d’information ou d’enseignement, qui vise à faire connaître un enjeu, une politique ou autre, de façon plus dynamique
3. le colloque de formation pour la transmission ou l’acquisition de connaissances. Exemple typique : tout ce qui relève de la formation professionnelle.
4. la réunion de résolution dont l’objectif est de trouver des solutions, de déterminer un plan d’action, ou de valider des choix/résultats. Exemple : une Assemblée Générale.
5.  la réunion de rétroaction pour partager un feedback sur un sujet donné ou une expérience commune. On parle aussi là de retour d’expérience.
6. le rassemblement créatif du type remue-méninges (brainstorming) pour mettre sur la table toutes les idées et possibilités. Exemple : un séminaire.

Quels objectifs pour quels besoins ?

Comme souligné précédemment, c’est à l’organisateur que revient la tâche de définir le format choisi pour la réunion. Celui-ci doit donc permettre de répondre de manière adaptée aux différents objectifs définis en amont. Ces objectifs seront fonction des besoins identifiés par lui, qui ont été à l’origine de la mise sur pied de la réunion. Là encore, on peut en recenser plusieurs.

Attention ! Une même réunion peut vouloir répondre à plusieurs objectifs en même temps, mais il est important de ne pas en poursuivre trop à la fois. On risquerait fort sinon de ne pas atteindre les résultats escomptés, et de diluer l’intérêt des participants.

ÉCHANGER

C’est bien là le tout premier objectif de l’interactivité en réunion : pouvoir échanger simplement, efficacement et en temps réel avec son auditoire ou son public pour le comprendre, le motiver et le convaincre. Finis les longs monologues, et la communication à sens unique sans réponse de la part du destinataire.

L’idée est donc de retrouver même en groupe l’efficacité du dialogue en tête à tête, tout en mesurant grâce aux nouveaux outils interactifs la quantité et la qualité des échanges. Vous êtes parfaitement à l’écoute de vos participants.

CONNAITRE

Que ce soit au début ou en cours de réunion, vous avez besoin de savoir où se situe votre public par rapport à la problématique que vous allez ou être en train d’aborder. Ainsi vous pouvez adapter voire modifier en conséquence votre discours.

C’est l’autre atout majeur de l’interactivité en réunion : la remontée en temps réel de l’information, pour affiner la connaissance que vous avez de votre auditoire. Prendre la température, pour garder le contrôle.

IMPLIQUER

Quoi de mieux pour booster l’attention des participants à votre réunion que de les impliquer dans un projet précis ? Cela permet de travailler efficacement sur la cohésion, l’engagement d’équipe et la motivation personnelle.

Les outils de vote interactif vous permettent de transformer ce qui devait être une simple réunion en un rassemblement fédérateur, où chacun pourra avoir un rôle, donner son avis, proposer des solutions, via des quiz ou des brainstormings… Idéal dans le cadre d’un team-building par exemple.

DIVERTIR

Tout organisateur le sait bien : il est important lors d’un rassemblement de prévoir des temps d’intensité différente, pour surprendre, amuser et au final conserver l’attention de son auditoire. Ces « respirations » sont indispensables pour assurer le succès de votre réunion.

Que la réunion soit ludique ou sérieuse, le plaisir du jeu et de la compétition garantit des moments intenses et mémorables. Nos quiz, challenges et jeux divers s’adaptent à toutes les réunions et créent l’ambiance recherchée.

ÉVALUER

La fin de la réunion approche… Avez-vous été efficace et convaincant ? Êtes-vous certain de savoir ce que pense votre auditoire ? Ce qu’il a compris et retenu de votre présentation ? Il est temps de faire le point sur les acquis, les progrès ou les connaissances des participants. Aujourd’hui grâce à l’interactivité, le smartphone a remplacé feuilles et stylos.

Nos outils permettent d’évaluer instantanément ces différents éléments et de dresser des fiches d’évaluation individuelles et collectives. Ils permettent aussi de mesurer l’efficacité et la pertinence de vos présentations.

ANALYSER

On l’a vu, une réunion dite de rétroaction vise à partager un feedback sur un sujet donné ou une expérience commune. Evidemment il faut pour cela pouvoir disposer d’outils de mesure efficaces.

Les systèmes de vote interactif tels que celui d’Ekaton permettent l’analyse de multiples données, en direct ou en post-réunion, tant sur les participants que sur la réunion elle-même, et ses animateurs. Et surtout ils présentent l’avantage de s’intégrer parfaitement et en temps réel dans vos présentations PowerPoint et Excel.

Notre expertise d’aujourd’hui est le fruit de notre longue expérience, que nous vous racontons ici (L’histoire d’Ekaton s’écrit depuis l’an 2000…). Pionniers du vote interactif en France, nous vous garantissons l’excellence dans votre communication événementielle interactive et la déclinons pour cela en 3 axes : innovation, souplesse et expertise.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.