Comment bien animer une réunion interactive

Bien animer une réunion interactive est à la portée de tous, pour peu qu’on s’organise. Le terme « interactivité » désigne l’échange entre l’utilisateur et un système informatique. Les logiciels et les nouvelles technologies, outre une expertise humaine compétente, sont donc les solutions indispensables pour le bon déroulement et la réussite de votre réunion. Les échanges ou partages d’informations à distance doivent en conséquence être précis et exacts.

Pour réussir une réunion interactive, qu’elle ne se transforme pas une usine à gaz chronophage, qu’elle ne soit pas trop floue ou soporifique, et qu’elle ne parte pas non plus en vrille, il faut surtout bien la préparer.

Pour commencer, il vous faut coucher précisément sur le papier le ou les besoins auxquels la réunion doit répondre. De ces besoins vont donc découler vos objectifs d’une part, et de manière induite le type de réunion (il en existe six) à laquelle vous allez convier les participants.

Jusque-là, rien de bien différent par rapport à l’organisation d’une réunion « classique ». Mais pour réussir la partie interactivité, il vous faudra choisir avec soin les outils avec lesquels vous allez travailler.

Nous vous proposons de (re)lire utilement sur ces sujets (types de réunions, objectifs, outils) cet article-ci : L’interactivité en réunion.

Ceci posé, animer une réunion interactive repose sur 3 critères essentiels : le rôle de l’animateur, le type de questions posées, et les supports utilisés.

Le rôle de l’animateur

L’animateur joue un rôle déterminant pour bien animer une réunion interactive. Car il est à la fois le professionnel qui fixe les règles du jeu et celui qui mène la discussion.

Son rôle n’est jamais d’intervenir sur le fond de la discussion ou sur le contenu, car les solutions et les recommandations doivent venir des participants, mais seulement de savoir (re)diriger au besoin les débats. Plus l’outil interactif est souple et modulable, plus l’animateur verra donc son travail facilité.

En résumé, un bon animateur doit, entre autres :

• donner un temps de parole suffisant à chacun
• solliciter l’avis du plus grand nombre
• faire des synthèses au besoin
• écouter, reformuler et/ou faire répéter
• interdire les attaques personnelles
• faire cesser les malentendus en recentrant la discussion avec tact mais fermeté sur le sujet
• instaurer des pauses et des temps de silence si nécessaire
• vérifier si tout le monde a compris la même chose, etc.

Quant aux participants, ils jouent un rôle tout aussi déterminant pour la réussite d’une réunion. Grâce à l’utilisation généralisée des smartphones, et aux outils de vote interactif, ils peuvent tous être partie prenante et s’impliquer à l’identique.

Les types de questions

Sur ce point, vous trouverez ici déjà des éléments de réponse : Nos solutions interactives en réunion

Réflexion individuelle ou collective, spontanéité ou suggestion, légèreté ou gravité, transmettre ou recevoir, convaincre ou dialoguer… Il y a une infinité de besoins pour lesquels nos solutions interactives en réunion pourront booster l’efficacité de votre événement.

Il y a différents moyens d’y parvenir – n’hésitez pas à consulter nos pages explicatives en lien :

• Questions du public
• Questions fermées
• et les Questions ouvertes
• Exploitation des résultats

Nos solutions vous apportent les réponses à ces questions instantanément. De cette façon, vous pourrez mieux vous adapter et garantir une information retenue par tous.

Les supports

Avec nos outils, vous avez donc la possibilité d’animer une réunion interactive en exploitant immédiatement les résultats PowerPoint et Excel sur un seul ou sur tous les supports. Ainsi vous laissez à chaque participant le choix de s’adapter à ce qu’il préfère :

• Ordinateurs
• Tablettes
• Smartphones
• Téléphones
• Boîtiers de vote
• IOS
• Androïd
• PC
• Mac

Oui, l’interactivité est un langage

Vous le savez bien : vous n’employez pas les mêmes mots, le même ton et les mêmes arguments selon le type de discussions, d’interlocuteurs et d’objectifs auxquels vous faites face. Il en va aussi de même pour l’interactivité, mais ses codes et ses possibilités étant moins connus, nos consultants sauront être à vos côtés pour mieux appréhender ce « langage ».

Ils vous aideront en pratique à choisir et articuler les divers possibilités, selon que vous souhaitiez enseigner, apprendre, convaincre, impliquer, marquer les esprits, valider les acquis etc. Ils vous feront découvrir la puissance de communication de nos solutions et la simplicité de leur utilisation.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.